Deutschland: Beweissicheres elektronisches Laborbuch und Langzeitarchivierung von Forschungsdaten
Einführung
Die digitale Dokumentation von Forschungsergebnissen gewinnt in Deutschland immer mehr an Bedeutung. Ein beweissicheres elektronisches Laborbuch (ELN) kombiniert revisionssichere Dokumentation, Audit-Trails und technische Maßnahmen zur Langzeitarchivierung von Forschungsdaten. Ziel ist es, Integrität, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit über lange Zeiträume sicherzustellen.
Warum ein beweissicheres ELN?
Ein ELN ersetzt zunehmend handschriftliche Laborbücher: es erhöht Transparenz, beschleunigt Zusammenarbeit und reduziert Risiken durch Datenverlust. Entscheidend ist, dass Aufzeichnungen gerichtsfest und revisionssicher sind — also manipulationssicher, vollständig und mit nachvollziehbaren Versionen versehen.
Vorteile im Überblick
- Automatische Zeitstempel und Audit-Trails
- Verifizierbare digitale Signaturen
- Einheitliche Metadaten und Suchbarkeit
- Erfüllung von Anforderungen von Förderern und Aufsichtsbehörden
Rechts- und Normenrahmen in Deutschland
Für Forschungsdaten gelten unterschiedliche Anforderungen: Datenschutz (DSGVO) bei personenbezogenen Daten, fachspezifische Regularien (z. B. Arzneimittel- oder Medizinprodukterecht) sowie Richtlinien von Förderorganisationen wie der DFG und der Nationalen Forschungsdateninfrastruktur (NFDI). Zu beachten sind auch internationale Standards wie die FAIR-Prinzipien und ISO-Standards zur Archivierung (z. B. ISO 14721 OAIS-Prinzipien).
Aufbewahrungsfristen und Verantwortlichkeiten
Die konkrete Aufbewahrungsdauer kann je nach Fachgebiet und Förderbedingung variieren; häufig werden Mindestfristen von rund zehn Jahren genannt. Institutionen sollten Verantwortliche für Datenmanagement und Archivierung definieren und Richtlinien zur Zugriffssteuerung festlegen.
Technische Anforderungen an beweissichere ELN-Systeme
Technisch muss ein ELN mehrere Eigenschaften erfüllen, um als beweissicher zu gelten:
- Unveränderbare Audit-Trails, die jede Änderung protokollieren
- Digitale Signaturen und qualifizierte Zeitstempel zur Beweissicherung
- Prüfsummen (z. B. SHA-256) zur Integritätskontrolle
- WORM- oder andere write-once-Mechanismen für kritische Archivdaten
- Redundante, geografisch verteilte Speicherung
Zeitstempel und Signaturen
Zeitstempel von vertrauenswürdigen Timestamping-Authorities und elektronische Signaturen erhöhen die Beweiskraft. Kombinationen aus technischen Maßnahmen und organisatorischen Prozessen sind meist erforderlich, damit Aufzeichnungen vor Gericht Bestand haben.
Best Practices zur Langzeitarchivierung
Langzeitarchivierung erfordert mehr als nur Speicherplatz. Es geht um Formatstabilität, Metadatenpflege, Migration und Nachweisketten:
- Standardisierte Datei- und Metadatenformate (z. B. XML, JSON, PDF/A)
- Regelmäßige Prüfsummenprüfungen und Protokollierung von Reparaturmaßnahmen
- Plan für Datenmigration bei Technologiewechseln
- Rollen- und Rechtemanagement sowie Dokumentation der Zugriffshistorie
Implementierungsschritte für Forschungseinrichtungen
Ein pragmatischer Umsetzungsplan könnte so aussehen:
- Analyse der rechtlichen und fachlichen Anforderungen
- Auswahl eines ELN mit Audit-Trail, Signaturen und Schnittstellen zu Archivsystemen
- Festlegung von Metadatenstandards und Aufbewahrungsfristen
- Integration mit Backup- und WORM-Storage sowie Zeitstempel-Services
- Schulung von Forschenden und fortlaufende Qualitätssicherung
Fazit
Beweissichere elektronische Laborbücher und eine professionelle Langzeitarchivierung sind zentrale Bausteine moderner Forschung in Deutschland. Durch Kombination von rechtlicher Kenntnis, technischen Maßnahmen (Signaturen, Checksums, WORM) und organisatorischen Prozessen lassen sich Forschungsdaten integritätsgesichert, auffindbar und über lange Zeiträume nutzbar erhalten. Forschungseinrichtungen sollten frühzeitig Standards implementieren, um Compliance, Nachvollziehbarkeit und wissenschaftliche Reproduzierbarkeit sicherzustellen.